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Ein gutes Zeitmanagement versetzt Berge


Sie kennen das? Man hat das Gefühl, Berge von Arbeit vor sich zu haben. Ohne begonnen zu haben, drängt sich der Verdacht auf, all diese Dinge niemals schaffen zu können. Ein ungutes Gefühl der Machtlosigkeit kommt auf, es entstehen vielleicht sogar innere Unruhe und Ängste und schlimmstenfalls fühlt man sich wie kurz vor einem Burnout. In solchen Momenten beginnen wir meist, Dinge aufzuschieben. Aufgaben werden so lange aufgeschoben, bis sie nur noch unter Druck erledigt werden können. Dazu gehört aber auch, dass unangenehme Tätigkeiten durch angenehmere, aber vielleicht nicht so wichtige Tätigkeiten ersetzt werden und wir dadurch das Gefühl erhalten, ständig beschäftigt zu sein, aber die wichtigen Dinge trotzdem nicht erledigt zu bekommen. Dies kann auch zu einer pathologischen „Aufschieberitis“, der Prokrastination führen. Dieser andauernde Druck macht krank. Ein gutes Zeitmanagement kann hier helfen.

Im letzten Newsletter konnten Sie bereits Tipps zum Einteilen der Aufgaben in Dringlichkeit und Wichtigkeit erhalten, vielleicht konnten Sie diese sogar im Alltag umsetzen. Heute erhalten Sie eine weitere Hilfestellung aus dem Themenbereich Zeitmanagement, die Sie sowohl für Ihren Arbeitsplatz sowie auch zuhause in der Familie einsetzen können.

Gerade wenn wir einen großen Berg unerledigter Dinge vor uns haben, können wir uns in Zeitspannen, die uns zur Erledigung zur Verfügung stehen, kaum entscheiden, mit was wir beginnen. Vor allem kurze Zeitspannen werden oft nicht sinnvoll genutzt.
Wir verbringen diese Zeitspannen oft mit dem Nachdenken, was wir jetzt schnell erledigen könnten…ohne wirklich zu beginnen. Oder es fallen uns nur Sachen ein, die längere Zeit in Anspruch nehmen würden und wir denken, ein Anfangen rentiert sich nicht. Und der Berg wird gefühlt noch größer.

Hier gibt es eine einfache Hilfe. Legen Sie sich ein „Zu erledigen“-Büchlein an. Dieses wird an einem zentralen Platz deponiert (ein Stift liegt grundsätzlich daneben). Alles was Ihnen einfällt wird sofort notiert, an jedem Tag, zu jeder Zeit. Wer nachts schlecht schlafen kann, weil sich immer wieder Gedanken an unerledigte Aufgaben aufdrängen, legt sich dieses Büchlein auf den Nachttisch oder in die Schublade. Sobald die Einfälle notiert sind, können wir sie nicht mehr vergessen und wir können beruhigter schlafen.

Für dieses Büchlein gelten aber strikte Regeln, die Sie einhalten sollten:

  • Zur Aufgabe wird sofort die Dringlichkeit notiert, das hilft später bei der Entscheidung, was zuerst erledigt werden muss.
  • Zur Aufgabe wird sofort die geschätzte Zeitspanne notiert, denn so kann später entschieden werden, was in der zur Verfügung stehenden Zeit erledigt werden kann.
  • Falls mehrere Personen Zugang zu dem Büchlein haben (macht z. B. in der Familie Sinn, in der kleine Aufgaben auch vom Partner oder den Kindern erledigt werden könnten) wird sofort notiert, wer diese Aufgaben erledigen könnte.
  • Erledigtes wird durchgestrichen. Machen Sie nur Haken neben die Aufgabe, erscheint die Liste irgendwann unübersichtlich lange – außerdem vermittelt das Durchstreichen noch mehr Zufriedenheit – es ist wie ein Löschen.
  • Schreiben Sie wirklich jeden Einfall sofort auf – es schafft Platz in Ihren Gedanken.
  • Das Büchlein und der Stift liegen immer zentral bereit. Verbannen Sie es nicht in einen Schrank oder in eine Schublade – sonst ist es „aus den Augen und aus dem Sinn“.
  • Der Gedanke „das schreibe ich später auf“ wird sofort verbannt, denn es ist das Gleiche wie der Gedanke „Morgen ist auch noch ein Tag“ und unterstützt die Aufschieberitis.

Sie haben eine halbe Stunde Zeit und möchten in dieser aktiv etwas tun, um den Berg kleiner werden zu lassen? Öffnen Sie Ihr Buch und suchen Sie sich eine Aufgabe, die in diesem Zeitraum erledigt werden kann. Sie können sofort loslegen, müssen nicht mehr nachdenken und können wieder etwas von Ihrer Liste streichen. Das schafft Zufriedenheit…und ganz langsam verschwindet der Berg und der Druck.

Autorin: Linda Grandpair

 

Der Mensch, der den Berg versetzte, war derselbe, der anfing, kleine Steine wegzutragen


Chinesisches Sprichwort

 

Autorin: Linda Grandpair