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Guter Umgang mit Videokonferenzen


Bild: Colourbox

Seit März hat sich der Arbeitsalltag bei vielen Menschen stark verändert. Sie sitzen oft stundenlang vor unserem Computer, ein Videocall jagt den anderen. Während man früher meist aus Distanzgründen auf  Videokonferenzen ausgewichen ist, ist man in Zeiten von Corona auf die Nutzung dieser virtuellen Möglichkeit angewiesen. Dies hat sicherlich viele Vorteile, aber auch gravierende Nachteile, die vor allem unserer Gesundheit schaden. Vielleicht geht es auch Ihnen so, dass Sie sich abends – nach vielen Videokonferenzen oder einer Onlineschulung sehr erschöpft und müde fühlen oder schon während der Videokonferenz den Gesprächen nicht mehr folgen können, Sie sich ausgelaugt und gestresst fühlen oder gar unter heftigen Kopfschmerzen leiden? Im Netz findet man bereits verschiedenste Namen für dieses Phänomen – wie z. B.  Videokonferenzerschöpfung, Videokonferenzmüdigkeit, Zoom-Koller, Zoom Fatigue oder auch Corona-Online-Müdigkeit. Sie sind also nicht alleine! Mit Sicherheit führen z. B. gut geplante Videokonferenzen, bei denen auf einige wichtige Punkte geachtet wird, seltener zu diesem Phänomen. Deshalb möchten wir Ihnen hier einen kleinen Leitfaden geben, damit auch Sie gut durch die nächste Videokonferenz kommen. Viele Regeln gelten für Dozent/Moderator und Teilnehmer gleichermaßen.

  • Achten Sie auf eine gute Ausrüstung!
    Sofern es möglich ist, sollte man sich eine gute Ausrüstung zulegen. Besonders hilfreich sind hier eine gute Webcam und ein gutes Headset. Bei schlechter Bildqualität ermüden unsere Augen leichter, Störgeräusche lenken uns ab und kosten viel Konzentration.
  • Rücken Sie sich in ein gutes Licht!
    Achten Sie auf eine gute Beleuchtung, sodass Ihr Gegenüber Sie gut sehen kann! Stellen Sie die Kamera etwas weiter weg, sodass zumindest der Oberkörper noch mit zu sehen ist. So gewähren Sie Ihrem Gegenüber mehr Einblick auf Ihre Stimmungslage. Wir sind es gewohnt, auf Mimik und Körperhaltung zu achten. In einem Präsenzmeeting kann der Moderator immer wieder einmal den Blick in die Runde schweifen lassen und erkennen, welche Stimmung vorherrscht. Hören die Teilnehmer noch aufmerksam zu? Oder wirken manche schon sehr müde und es wäre eine Pause von Vorteil?
  • Technikcheck vor dem Meeting!
    Stellen Sie bereits eine viertel Stunde vor dem Meeting sicher, dass Ihr Internet stabil ist und die Technik funktioniert. Es stört nicht nur den Dozenten/Moderator sondern auch die anderen Teilnehmer, wenn Sie zu spät ins Meeting kommen. Und am meisten stört es Sie wahrscheinlich selbst. Auch dies ist ein Stressor.
  • Kleider machen Leute!
    Wie würden Sie normalerweise in ein Meeting gehen?
    Dieser Punkt ist für unser psychisches Wohlbefinden nicht ganz unerheblich.
    Deshalb sollten Sie sich gut überlegen, in welcher Kleidung Sie „unter normalen Umständen“ an der Videokonferenz teilnehmen. Ein guter Tipp für die Videokonferenz ist:
    Vermeiden Sie unruhige Muster oder grelle Farben, um das Auge Ihres Gegenübers nicht noch mehr zu ermüden.
  • Finden Sie einen ruhigen Platz!
    Für viele Mütter und Väter im Homeoffice ist dieser Punkt sicherlich eine sehr große Herausforderung. Trotzdem ist es wichtig, sich den nötigen Freiraum zu verschaffen. Sprechen Sie mit Ihrer Familie! Malen Sie ein Schild für die Türe, sodass Sie auf keinen Fall gestört werden! Geben Sie am besten auch den geplanten Zeitraum an, in dem Sie nicht gestört werden dürfen, so können sich vor allem Kinder besser darauf einstellen. Aber nicht nur Kinder – auch Haustiere, das Klingeln des Postboten, Telefonanrufe oder sogar das Essen eines Teilnehmers während des Meetings können stören, wenn das Mikrofon nicht ausgemacht wird. Und jedes Geräusch – jedes unruhige Bild stört auch die anderen Teilnehmer und strengt zusätzlich an, weil wir wieder zur Ruhe kommen und uns fokussieren müssen.
  • Schaffen Sie sich einen ordentlichen Arbeitsbereich!
    Natürlich wäre es auch zuhause wünschenswert, ein eigenes Büro – möglichst ergonomisch eingerichtet – zu haben, was aber sicherlich nicht für jeden realisierbar ist. So tut es im Homeoffic zur Not auch einmal ein Esstisch. Ein Arbeitsplatz an dem jedoch auch die Schulhefte der Kinder oder die Buchhaltung der Frau liegen, ist nicht nur unprofessionell sondern lenkt auch unseren Fokus auf das Meeting ab. Auch Ordnung auf dem Desktop des Rechners ist von Vorteil, sollte während der Konferenz der Bildschirm geteilt werden müssen.
  • „Tue was Du tust!“ – Chinesisches Sprichwort
    In der Videokonferenz fühlen wir uns nicht beobachtet. Manche Teilnehmer verlassen das Meeting zeitweise oder erledigen nebenbei liegengebliebene oder für sie aktuell wichtige Dinge. Schließen Sie für die Videokonferenz alle geöffneten Dokumente sowie Ihr Mailpostfach! Legen Sie Ihren Fokus nur auf das Meeting.
    Multitaskingfähigkeit ist manchmal sicherlich eine wunderbare Eigenschaft –in diesem Fall kostet es zusätzliche Energie und Konzentration.
  • Schalten Sie auf „stumm“!
    Am besten lassen sich Störgeräusche natürlich durch das Stummschalten der Mikrofone vermeiden. Es sollte lediglich der aktuelle Wortführer das Mikrofon eingeschaltet haben. Bewahren Sie hier die (N)-ettikette und lassen diesen grundsätzlich aussprechen, bevor Sie sich zu Wort melden und Ihr Mikrofon einschalten.
  • Gute Moderation ist das A und O!
    Während es bei einer Onlineschulung völlig normal ist, dass ein Dozent durch die Schulung führt, passiert es in einer Videokonferenz sehr häufig, dass Teilnehmer gleichzeitig sprechen möchten, da ihnen gerade ein wichtiges Thema auf der Zunge brennt. Hier hilft es, schon beim Beginn des Meetings Regeln für die Kommunikation aufzustellen. Hier können z. B. die Möglichkeiten der virtuellen Handzeichen, die die Kommunikations-programme bieten, eine echte Hilfe sein. Der Moderator sollte die Reihenfolge der Handhebungen im Blick behalten.
    Das ist bei mehreren Teilnehmern oft sehr schwierig. Fragen und Themenvorschläge könnten auch während des Meetings per Chat gesendet werden – der Moderator entscheidet, ob noch Zeit für diese Punkte ist, sodass ein Meeting nicht unnötig in die Länge gezogen wird.
  • Halten Sie den Teilnehmerkreis klein!
    Oft verleiten Onlineschulungen und Videokonferenzen dazu, mehr Teilnehmer zuzulassen oder einzuladen, da es hier ja keine (Raum-) Begrenzung gibt. Hier verliert man aber gerne den Überblick und es fällt weniger auf, wenn Teilnehmer sich kurzzeitig ausklinken. Sollte es sich nicht vermeiden lassen, eine große Konferenz abzuhalten, hilft es z. B. kleinere Gruppen mit Themen und Aufgaben zu betrauen, die sich im kleinen Kreis austauschen und Ihre Ergebnisse dann vor der großen Gruppe präsentieren. Aktion vermindert Müdigkeit!
  • Eine gute Einteilung ist alles!
    So wie ein Dozent eine Schulung plant, sollte auch der Moderator einer Videokonferenz sich gut vorbereiten! Stellen Sie die TOPs zusammen und planen Sie hierfür Zeitslots. Es empfiehlt sich hier z. B. eine Einteilung in Slots von 30 – 45 Minuten mit kurzen 5 – 10-minütigen Pausen dazwischen. Sollte das Meeting über mehrere Stunden dauern, ist es wichtig, zusätzlich eine längere Pause einzuplanen, die zur Erholung dient. Die Agende sollte schon bei Einladung an alle Teilnehmenden gesandt werden, sodass sich alle optimal vorbereiten können.
  • Ein herzliches Willkommen und der rote Faden!
    Begrüßen Sie als Moderator oder Einladender die Teilnehmer einzeln, so weiß jeder, wer „mit von der Partie“ ist, vor allem wenn manche Teilnehmer keine Kamera haben oder diese ausgeschaltet sein muss, weil die Internetverbindung nicht ideal ist. Stellen Sie die TOPs vor, sodass jeder Teilnehmer sich darauf einstellen kann. Informieren Sie über die geplante Dauer der TOPs und die Pausenzeiten. So vermeiden Sie, dass Teilnehmer während der Konferenz aufstehen, um sich Kaffee zu holen oder sich die Beine vertreten.Stellen Sie Regeln auf, dass während des Meetings nicht gegessen und getrunken wird, wenn Sie ausreichend Pause dafür einkalkuliert haben. Vielleicht sind Sie als Moderator sogar so ambitioniert, dass Sie eine kleine Bewegungs- oder Entspannungsübung in das Pausenprogramm einbauen, welche die Teilnehmer gemeinsam durchführen. Es gibt hier genügend tolle Ideen im Internet zu finden.
  • Ein Stimmungsbarometer hilft!
    Fragen Sie Ihre Teilnehmer vor und nach der Pause nach Ihrer aktuellen Stimmung. Dies kann z. B. über Emojis oder mit Pfeilen im Chat erfolgen. Vereinbaren Sie hier individuelle Marker wie z. B. – konzentriert – müde… etc. Die Teilnahme am Stimmungsbarometer ist natürlich stets freiwillig.
  • Pause ist Erholungszeit!
    Die normale Konzentrationsfähigkeit des Menschen liegt bei ca. 90 Minuten. Dann sollte eine mindestens 20-minütige Pause erfolgen. Diese Pause sollte dazu dienen, die Konzentration auf etwas vollkommen Anderes zu lenken. Nutzen Sie Ihre Pause z. B., um Emails zu lesen und zu beantworten oder wichtige geschäftliche Telefonate zu führen, so ist das keine Pause, die zur Erholung Ihres Gehirns und Ihrer Konzentrationsfähigkeit führt, sondern früher oder später zu einer psychischen Erschöpfung.
    Nutzen Sie die Pausen deshalb ganz bewusst – Ihrer Gesundheit zuliebe:

    • Öffnen Sie Ihre Fenster und lüften Sie gründlich, damit Sie wieder ausreichen frische Luft zur Verfügung haben.
    • Nutzen Sie die jede Pause, um ausreichend zu trinken. Wasser trinken fördert die Konzentration und vermeidet Kopfschmerzen.
    • Essen Sie eine kleine Mahlzeit, die nicht belastet, wie z. B. frisches Obst und Gemüse, Joghurt, Quark oder ähnliches.
      Bereiten Sie diese Mahlzeiten schon am Morgen oder sogar am Abend zuvor vor, damit Sie immer ausreichend gesunde Snacks für Ihre Pausen zur Verfügung haben.
    • Vermeiden Sie Zucker und einfache Kohlehydrate, da diese zwar für ein kurzfristiges „HOCH“ sorgen, aber nach kurzer Zeit zum wahren Energieräuber werden.
    • Nutzen Sie die Pausen für eine kleine Bewegungseinheit.
      Sollten Sie eine längere Pause haben, so gehen Sie unbedingt an die frische Luft. Auch eine kleine Runde um den Block verhilft Ihrem Gehirn zu neuer Energie.
    • Sie lieben Entspannung?
      Sehr gut. Nutzen Sie die verbleibende Zeit der Pause für Entspannungsmusik, eine kurze Meditation, eine Einheit „Progressive Muskelentspannug“ oder „Autogenes Training“.Wer geübt in diesen Entspannungstechniken ist, kann auch mit der Kurzform des Trainings wunderbar abschalten.
    • Entspannung der Augen durch Palmieren
      Begeben Sie sich in eine bequeme Sitzposition mit entspannten Schultern. Schließen Sie die Augen. Legen Sie beide Hände leicht gewölbt über die Augäpfel ohne dass die Handflächen die Augen berühren. Halten Sie die Position mindestens 1 Minute lang und lassen dann die Hände wieder sinken. Nach 10 Sekunden öffnen Sie langsam die Augen und blinzeln bis Sie sich wieder an das Licht gewöhnt haben.
    • Ein kurzer Powernap kann Wunder bewirken!
      Der positive Effekt eines Powernaps ist nachgewiesen. Wer mittags wenige Minuten schläft, ist in den Nachmittagsstunden viel leistungsfähiger. Die ideale Schlafdauer liegt hier zwischen 10 und 20 Minuten. Mit einem kleinen Trick verhindern Sie, dass Sie zu fest einschlafen. Setzen Sie sich an einen Tisch. Stellen Sie Ihre Ellenbogen auf, stützen Sie Ihren Kopf auf Ihre Hände, in welchen Sie Ihren Autoschlüssel halten (ein größerer Schlüsselbund ist von Vorteil) Wenn dieser herunterfällt, sind Sie in die richtige Entspannungsphase gekommen. Bewegen oder dehnen Sie sich danach ausführlich.
    • Blocken Sie sich Termine!
      Sie jagen von einem Kurzmeeting ins andere und es gibt aufgrund der kurzen Dauer keine Pausen? Blocken Sie (Pausen-)Termine in Ihrem Kalender! Verlassen Sie hier Ihr (Home-)Office und nutzen Sie diese ganz bewusst für Ihre Erholung!
    • Ein Konferenzprotokoll entlastet das Gedächtnis!
      Nehmen Sie sich nach dem Meeting noch kurz Zeit, um die für Sie wichtigsten Ergebnisse aus der Konferenz zu notieren. Es reichen schon Stichpunkte! Stehen diese auf dem Papier, haben wir ein gutes Gefühl, nichts vergessen zu können und haben den Kopf frei, um uns wieder auf andere Dinge zu fokussieren.